Onventis Expense Management
Förenkla godkännande och rapportering av era resekostnader
AUTOMATISERA UTGIFTERNA
Skicka kvitton och rapportera resor via mobilappen för att registrera ekonomiska uppgifter automatiskt (kostnadsställe, redovisningskonto).
SÄNK PROCESSKOSTNADERNA
Med hjälp av en hög automatiseringsnivå i alla företagets processer kan tillhörande processkostnader sänkas på ett hållbart sätt.
BETALA UT ERSÄTTNING SNABBT
Godkända ersättningskrav exporteras automatiskt till det finansiella systemet för utbetalning till medarbetaren.
SKICKA IN KVITTON OCH RESEOMKOSTNADER PÅ SPRÅNG
Personalen behöver inte längre lämna in papperskvitton – och ekonomiteamet behöver inte hantera dem. Tack vare vår mobilapp – för iOS och Android – kan teammedlemmarna enkelt skicka in kvitton och rapportera resor för att få ersättning. De tar bara ett kort på kvittot och anger kostnaderna som uppstått så gör appen resten. De inskickade kvittona hamnar i utläggsrapporten tillsammans med reseuppgifter. Medarbetaren kan sedan skicka in sina utläggsrapporter efter en vecka, en månad eller en resa – när det passar dem.
KONFIGURERA POLICYN FÖR MEDARBETARNAS ERSÄTTNINGSKRAV
När Onventis Expense Management implementeras är det enkelt att konfigurera riktlinjer för reglering av ersättningshantering. Dessa kan omfatta maximal ersättning eller maximalt arvode och andra faktorer som organisationen kan behöva. Om ett kvitto inte följer den företagsspecifika policyn visas detta i utläggsrapporten. En medarbetare kan till exempel göra en särskild begäran om ersättning. Denna begäran markeras i färg när den har godkänts av arbetsledaren.
Varje medarbetare tilldelas även ett kostnadsställe i Onventis Expense Management. Om en medarbetare skickar ett kvitto tilldelas det automatiskt till rätt kostnadsställe och kvittona (lunch, resor, parkeringsavgifter osv.) bokförs direkt på rätt redovisningskonto.
VERIFIERA EKONOMISK REGISTRERING, GODKÄNN OCH BETALA UT ERSÄTTNING
Den inskickade utläggsrapporten går igenom arbetsflödet till administrationsteamet. Teammedlemmarna kontrollerar att den ekonomiska registreringen, kravet på återbetalning av moms och eventuella andra faktorer som organisationen kräver är korrekta. Efter administratörens godkännande skickas kravet till ansvarig chef för godkännande.
I en enkel översikt ser cheferna vilka krav var och en av deras medarbetare har skickat in under en viss period. De kan enkelt se ett särskilt krav om utbetalning av större belopp och godkänna eller avvisa dessa undantag från de vanliga gränserna.
Godkända ersättningskrav exporteras automatiskt till det finansiella systemet för utbetalning till medarbetaren.
Onventis Buyer
VAD KUNDER SÄGER OM ONVENTIS
Onventis is an easy to use system even for untrained employees. Over 80% of invoices are immediately well-read and automatically matched.
BEGÄR EN DEMO NU
Våra e-upphandlingsexperter presenterar Onventis Allt-i-ett-nätverk för upphandling.