Effektiv leverantörsstyrning: Allt du behöver veta om Supplier Management
Supplier Management handlar om att på ett strukturerat och systematiskt sätt följa upp det egna företagets relationer med sina leverantörer. Det handlar om att intensifiera och främja samarbetet med rätt partners och att göra processen transparent och hållbar. De viktigaste komponenterna i leverantörsstyrningen är urval, kvalificering, klassificering, utvärdering och utveckling av leverantörer.
Vad är Supplier Management?
Supplier Management (även känt som vendor management eller leverantörsstyrning) är den systematiska hanteringen av leverantörsrelationer. Det handlar om att intensifiera och främja samarbetet med lämpliga partners för att göra det transparent och hållbart. De viktigaste komponenterna i Supplier Management är urval, kvalificering, klassificering, utvärdering och utveckling av leverantörer.
En digital plattform som strukturerar nätverkande mellan inköpare och leverantörer möjliggör detta. Inköpsorganisationer kan använda plattformen för att upprätthålla befintliga leverantörsrelationer genom att hantera all leverantörsrelaterad data centralt.
De viktigaste målen för Supplier Management
Supplier Management omfattar både strategiska och operativa uppgifter.
Strategisk leverantörsstyrning avser processen att identifiera, utvärdera och välja leverantörer som uppfyller företagets krav. Fokus ligger på att utveckla relationen med leverantören för att minimera företagets risker och stärka försörjningskedjan. I första hand handlar det om att säkerställa försörjningen på kort, medellång och lång sikt. Detta inkluderar även expansion och utveckling av en diversifierad leverantörsbas för att minska beroendet av vissa leverantörer och leveransförseningar.
Den operativa inriktningen på leverantörsstyrningen handlar om inköparens dagliga verksamhet. Här säkerställs ett smidigt samarbete med leverantörer genom att implementera den tidigare definierade strategin för återkommande inköp och leverantörsstyrning. Till de viktigaste uppgifterna hör orderhantering, leverantörskommunikation och problemlösning vid leveransstörningar. Ökad effektivitet i inköpsprocessen kan uppnås genom operativ leverantörsstyrning, vilket också genererar kostnadsbesparingar. Operativ Supplier Management syftar således till att kontinuerligt förbättra inköpssprocesserna.
Vägen till framgångsrika leverantörer: De ovärderliga komponenterna i en effektiv Supplier Management
Processen för Supplier Management kan delas upp i fem komponenter: Val av leverantör, kvalificering, klassificering, utvärdering och leverantörsutveckling. Varje del är sammankopplad och därmed beroende av varandra, vilket påverkar och möjliggör ett sömlöst Supplier Management arbete.
VAL AV LEVERANTÖR
Valet av leverantör baseras på de tidigare definierade fem komponenterna. Före valet måste man ta hänsyn till olika faktorer som påverkas av de enskilda processtegen. Viktiga utvärderingskriterier bör observeras för att bedöma potentiella leverantörers prestanda. Uppfyller de mina krav? Vad är risken med att arbeta med vissa leverantörer? Vilka certifikat eller andra kvalitetsledningssystem finns tillgängliga? I samband med kvalificeringen av en leverantör kan nödvändiga data samlas in enkelt och smidigt via ett Sourcing- eller SRM-system, vilket underlättar urvalet.
KVALIFICERING AV LEVERANTÖRER
Kvalificering av leverantörer syftar till att granska potentiella eller befintliga leverantörer för att se om de är lämpliga för att uppfylla ett företags krav. I denna process beaktas olika faktorer som finansiell stabilitet, erfarenhet och kompetens, förmåga att uppfylla kraven, kvalitetssäkringsprocesser och efterlevnad av miljöstandarder och sociala standarder. En formell granskning av dokumentation och certifikat är ofta en del av kvalificeringsfasen för att säkerställa att endast tillförlitliga och kvalificerade leverantörer som uppfyller företagets riktlinjer väljs.
System för RFQ-processer eller hantering av leverantörsrelationer (SRM) utgör det digitala gränssnittet mellan leverantörer och inköpsorganisationer. Detta gör det möjligt för inköpare att slutföra leverantörskvalificeringsprocessen digitalt: Inköpare kan ta emot och verifiera all viktig information med hjälp av anpassade självutvärderingar som fylls i av leverantörer och överförs digitalt. All information om nödvändiga certifikat, riktlinjer och obligatoriska kriterier samlas centralt på en plattform och kan därmed automatiskt bedömas och utvärderas löpande.
KLASSIFICERING AV LEVERANTÖRER
Efter kvalificeringen klassificeras de utvalda leverantörerna. Processen att dela in leverantörer i olika kategorier bidrar till att förbättra och förenkla hantering och kontroll. Grunden för denna klassificering är den information som samlats in under kvalificeringsprocessen, vanligtvis baserad på kriterier som rör risk- och prestationsutvärdering. Detta gör det möjligt för företag att segmentera sina leverantörer och prioritera de viktigaste. På så sätt kan leverantörer med högre risknivåer (t.ex. de med finansiella problem eller associerade med andra problem) övervakas noggrant, medan alternativa leverantörer kan identifieras vid behov.
Leverantörsklassificering kan utföras automatiskt med hjälp av SRM-system enligt definierade kriterier. Justeringar av kategoriseringen är också automatiserade, och leverantörerna graderas av systemet om de inte längre uppfyller kraven. Om till exempel ett certifikat har gått ut kommer systemet att omklassificera leverantören tills de tillhandahåller giltiga dokument. Om leverantören återigen uppfyller våra standarder kommer systemet att uppdatera klassificeringen i enlighet med detta. Detta gör det möjligt för köparen att hålla sig uppdaterad om leverantörer medför höga eller låga risker i leverantörskedjan, och säkerställa att endast kvalificerade leverantörer anlitas.
UTVÄRDERING OCH BETYGSÄTTNING AV LEVERANTÖRER
Syftet med leverantörsutvärderingen är att stärka relationen till leverantören och att definiera riktade åtgärder för leverantörsutveckling. Olika utvärderingskriterier samlas in, vilka utgör en grund för optimering av leverantörsrelationen. För att fastställa objektiva prestationsmått används interna frågeformulär som informationskälla. Dessa frågeformulär mäter hårda fakta såsom leveranspunktlighet, leveranstid, pris och produktkvalitet, som kan kvantifieras och utvärderas objektivt.
Därutöver samlas mjuka fakta in som kännetecknar subjektiva och svårmätbara kriterier som inkluderar leverantörens flexibilitet, innovationsförmåga, kommunikation med företaget och hållbarhetsaspekter. För att få en helhetsbild av leverantörerna bearbetas även företagsinformation från tredjepartssystem och används i form av hållbarhetsbetyg.
Kombinationen av affärsinformation och andra relevanta riskhanteringsbedömningar kan stärka relationen med leverantörerna. Leverantörsutveckling spelar här en avgörande roll genom att specifikt förbättra leverantörens kapacitet och prestanda för att säkerställa dess lämplighet som en långsiktig affärspartner och för att optimera samarbetet. Leverantörsbedömning och leverantörsutveckling tjänar därmed inte bara till att optimera leverantörsrelationen, utan också till att säkerställa kvaliteten och effektiviteten i leveranskedjan på lång sikt.
Varför modern Supplier management är ovärderlig
Supplier Management är inte bara viktigt för inköpsprocessen som sådan, utan även för stabiliteten i leveranskedjan över tid. Mot bakgrund av ökande geopolitiska utmaningar och volatila marknader blir ett transparent samarbete med kvalificerade och hållbara affärspartners inom leveranskedjan absolut nödvändigt.
Dessutom understryker värdekedjans växande beroende av leverantörstjänster den ökande betydelsen av en strukturerad leverantörshantering. I takt med att allt fler viktiga processer överförs till leverantörer ökar andelen externa tjänster. För att minimera leveransriskerna är en målinriktad leverantörshantering avgörande. Genom att jämföra leverantörer på ett transparent sätt kan inköpsorganisationen stabilisera sin leveranskedjan och utnyttja optimeringspotentialen på ett målinriktat sätt.
Här spelar ett digitalt inköpssystem en central roll. Det utgör en effektiv plattform för utbyte mellan inköpare och leverantörer och möjliggör ett enklare informationsutbyte. En solid digital infrastruktur är därmed en viktig grund för framgångsrik leverantörshantering. Det digitala inköpssystemet blir här det centrala kommunikationsverktyget för att främja ett enkelt och effektivt informationsutbyten. Företag kan bygga upp en tillförlitlig leverantörsbas genom välgrundade analyser och utvärderingar av sina leverantörer, vilket ger stöd i det strategiska beslutsfattandet utan att utsättas för de risker som ett leverantörsval innebär.
