Vad är Source-to-Contract?
Source-to-Contract optimerar delprocesserna från att kartlägga och analysera behovet till signering och hantering av avtal. Målet är inte bara att uppnå besparingar utan också att öka efterlevnaden av avtalen och därmed den övergripande effektiviteten inom hela inköpsprocessen.
Source-to-Contract enkelt förklarat
Source-to-Contract, förkortat S2C, är en del av strategiskt inköp och täcker delprocesserna för behov och analys, genomförande och inköpsauktioner, till tilldelning av upphandlingar och efterföljande avtalshantering. Under processen genomförs åtgärder för att utveckla och implementera långsiktiga inköpsstrategier på medellång sikt. Förutom besparingar är målet att öka efterlevnaden av avtalen och därmed den övergripande effektiviteten inom hela inköpsprocessen.
Strategisk upphandling
Den strategiska upphandlingsprocessen handlar om att utveckla en hållbar upphandlingsstrategi som utgår från företagets övergripande mål.
Strategiskt inköp
Strategiskt inköp är en process som innebär att långsiktigt säkerställa att leveranser erhålls under de mest fördelaktiga förhållandena och att de överensstämmer med organisationens övergripande mål. Det kräver också noggranna optimeringsmetoder för att minimera leveransrisker, öka transparensen i inköpsprocessen och garantera ett stadigt flöde av varor och tjänster med hjälp av strategi. För att uppnå dessa mål ingår upphandling, implementering av digitala system och kontinuerlig utvärdering av hela inköpsprocessen.
S2C-processer från behov till avtal
Varje inköpsprocess börjar med att identifiera behoven hos företaget, enskilda avdelningar eller behovsbärare. Source-to-contract ger stöd från början genom att hantera och analysera behoven, upphandlingar och auktioner, tilldelning av upphandlingar och avtalshantering. Åtgärderna implementeras för att hjälpa till att förverkliga målen inom inköpsstrategierna. Det yttersta målet med den taktiska inköpsprocessen är att förbättra inköpseffektiviteten.
För att uppnå detta mål finns ett antal verktyg tillgängliga som bidrar till att uppfylla inköpsmålen. Inom processen kan ett behov uppstå att söka nödvändig information från leverantörsmarknaden, så kallade förfrågningar eller “Requests” (RFI, RFP, RFQ). Därefter väljs de bästa leverantörerna ut genom olika metoder såsom TCO (total cost of ownership) eller på svenska total ägandekostnad eller inköpsauktioner. Avtalshantering avslutar source-to-contract-processen och startar den operativa upphandlingsprocessen.
Fördelarna och utmaningarna med Source-to-Contract
Inköp söker ständigt efter de bäst presterande leverantörerna med de bästa villkoren. Som en del av inköpsprocessen (stegen inom source-to-contract) behöver inköp se över och följa upp hur leverantören presterar och säkerställa att avtalen efterlevs inom organisationen. Innan de digitala systemen var tillgängliga för uppföljning användes standardkontorsverktyg, särskilt Excel. Utmaningen inom strategiskt (och operativt) inköp inkluderar sårbarhet för fel på grund av manuella inmatningar, brist på samarbetsmöjligheter mellan inköpare och leverantörer, samt avsaknad av statusrapporter om utestående leveranser. Idag finns en mängd digitala lösningar som hanterar dessa utmaningar inom inköp och gör vardagsarbetet både internt och externt enklare och mer effektivt.
Digitaliseringens roll i Source-to-Contract
Digitaliserad och automatiserad behovsinsamling, upphandling, anbud, tilldelning och avtalshantering spelar en nyckelroll i optimeringen av S2C-processer. Molnbaserade S2C-system tillhandahåller infrastrukturen för att holistiskt hantera globalt inköp. Mallar för upphandlingar och produkt- eller prisförfrågningar sparar tid och maximerar antalet relevanta erbjudanden. Standardiserade strukturer möjliggör prisjämförelser och kostnadsnedbrytningar. S2C-system gör det möjligt att registrera planerade kostnader, identifiera de bästa priserna och positionera sig väl inför kommande förhandlingar. Digital source-to-contract skapar grunden för en holistisk digital S2P-process – från behovsinsamling och förfrågan till order och fakturahantering.
Vill du veta mer?
Vill du lära dig mer om hur source-to-contract-lösningar kan förbättra ditt företags inköpsstrategier? Kontakta oss idag för att upptäcka hur våra tjänster kan hjälpa dig att nå dina mål.
