En inblick i e-upphandling: Förstå definitionen och processen för framgångsrik upphandling
E-upphandling, mer känt som E-Procurement på engelska, är en förkortning för elektronisk upphandling och avser företagens digitala inköp av varor och tjänster.
Vad är e-upphandling? En introduktion till den elektroniska upphandlingsprocessen
E-upphandling, mer känt som E-Procurement på engelska, är en förkortning för elektronisk upphandling och avser företagens digitala inköp av varor och tjänster. Denna process innebär användning av teknik som främjar och digitaliserar inköpsavdelningen. Administrationen av upphandlingsprocesser sker via så kallade e-upphandlingssystem, som hjälper till att optimera upphandlingsstrategier och uppnå upphandlingsmål.
Begreppet är en viktig del av upphandling 4.0, ett innovativt koncept som bygger på tillämpning av teknik och digitala lösningar i inköpsprocessen för att säkerställa effektivitet, smidighet, noggrannhet och efterlevnad. Det är här som e-upphandling kommer in i bilden: Upphandlingsprocesserna förenklas och optimeras med hjälp av digitala plattformar. Det möjliggör interaktivt samarbete mellan alla parter som är involverade i en leveranskedja. E-upphandlingssystem säkerställer en automatiserat, företagsövergripande nätverkande och kommunikation under hela leveranskedjan.
Hur ser processen för e-upphandling ut?
E-upphandling kan integreras i hela upphandlingsprocessen. Den sträcker sig från identifiering av potentiella leverantörer, till inköp och inköpshantering, och vidare till analys av utgifter så att hela inköpsprocessen täcks.
Krav
Det första steget är att definiera kraven för upphandlingsprocessen. Detta omfattar identifiering av de varor eller tjänster som krävs, den mängd som behövs, kvalitetsstandarder, leveranstider och annan relevant information. Med e-upphandling kan denna definition snabbt fastställas med hjälp av digitala system. Köparen får en enkel och effektiv överblick över sin kravlista och alla organisationens krav.
Leverantörshantering
När det gäller val av leverantör hjälper e-upphandlingssystemet också till med sökandet. För att göra bästa möjliga val slår funktioner för analys, utvärdering och kvalificering av leverantörer in som stöd i sökprocessen – vilket gör det möjligt för upphandlaren att hitta rätt leverantör utifrån sina krav och strategi.
Kontraktshantering
När potentiella leverantörer har identifierats är nästa steg att förhandla om priser, villkor och övriga överenskommelser. E-upphandling skapar en plattform för kommunikation och enkelt utbyte mellan alla inblandade parter. Det innebär att köpare och leverantörer kan inleda diskussioner och enkelt förmedla den viktigaste informationen till varandra via systemet.
Upphandling
När artikeln och leverantören har valts ut är nästa steg att lägga beställningen. Elektronisk upphandling automatiserar arbetet för beställningsflödet. Beställningar kan skapas, godkännas och övervakas elektroniskt så att processen är under ständig övervakning.
Betalning
Elektronisk upphandling underlättar också betalningen. Automatiserade betalningsprocesser minskar den manuella arbetsbördan. Som ett resultat av detta kan fakturor registreras, behandlas och godkännas med hjälp av robotbokföring, vilket gör att repetitiva uppgifter kan hanteras utan mänsklig interaktion. Mer tid för andra uppgifter!
Utgiftsanalys
Med e-upphandlingssystem kan företag samla in och analysera data om sin upphandlingsprocess. Detta kompletterar processen; upphandlare får värdefulla insikter om hela inköpsprocessen. En slutlig analys ger en översikt över alla utgifter, fördelningen av leverantörer och materialgrupper. Detta säkerställer att inköpsstrategin utvecklas och förbättras från början till slut. E-upphandling når ut till varje enskilt område av upphandlingen – så en helautomatiserad process skapar effektivitet genom att spara tid och pengar vid varje tillfälle!
